Biometria, Karta czy PIN? Przegląd metod weryfikacji tożsamości w systemach RCP

Decyzja o wdrożeniu systemu Rejestracji Czasu Pracy to dopiero połowa sukcesu.

Drugą, równie ważną kwestią, jest wybór odpowiedniego sprzętu, a konkretnie – metody identyfikacji pracowników. Na rynku dostępne są rozwiązania oparte na kodach PIN, kartach zbliżeniowych (RFID) oraz biometrii (najczęściej odcisk palca). Każda z tych technologii ma swoje specyficzne zastosowanie, wady i zalety. Wybór niewłaściwej metody może skutkować nie tylko frustracją załogi, ale również „dziurawym” systemem, który nie spełnia swojej podstawowej funkcji – rzetelnej ewidencji.

W ofercie systemu RCM Control znajdziesz urządzenia obsługujące wszystkie te standardy, często w ramach jednego modelu (rozwiązania hybrydowe). Aby pomóc Ci podjąć świadomą decyzję, przygotowaliśmy zestawienie, które rozwieje wątpliwości i pomoże dopasować technologię do specyfiki Twojej firmy.

1. Kod PIN – Ekonomia i Prostota

Logowanie za pomocą indywidualnego kodu PIN (zazwyczaj 4-9 cyfrowego) to rozwiązanie najtańsze w eksploatacji. Nie wymaga zakupu dodatkowych akcesoriów, takich jak karty czy breloki.

Zalety:

• Brak kosztów eksploatacyjnych: Nie musisz kupować nowych kart, gdy zatrudniasz pracownika lub gdy ktoś zgubi identyfikator.
• Niezawodność: Klawiatura numeryczna jest odporna na trudne warunki (kurz, brud), co sprawdza się w halach produkcyjnych.

Wady:

• Ryzyko „Buddy Punching”: To najmniej bezpieczna metoda. Pracownik może podać swój kod koledze, który „odbije” go w systemie, mimo że ten jest nieobecny.
• Zapominanie haseł: Procedura resetowania zapomnianego PIN-u angażuje administratora i dział IT.

2. Karta Zbliżeniowa (RFID) – Standard Biurowy

Karty magnetyczne lub breloki RFID (13,56 MHz) to obecnie najpopularniejszy standard w biurowcach. Rejestracja polega na szybkim zbliżeniu karty do czytnika.

Zalety:

• Szybkość: Proces logowania trwa ułamek sekundy, co jest kluczowe przy dużych zmianach w zakładach pracy, aby nie tworzyć kolejek przy wejściu.
• Wygoda: Karta może służyć jednocześnie jako identyfikator wizualny (ze zdjęciem) oraz klucz do drzwi (kontrola dostępu).

Wady:

• Koszt zgubienia: Pracownicy często gubią karty lub zapominają ich z domu. Wydanie duplikatu to koszt i czas.
• Możliwość przekazania: Podobnie jak w przypadku PIN-u, kartę można fizycznie przekazać innej osobie, by ta dokonała fałszywej rejestracji.

3. Biometria (Odcisk Palca) – Bezpieczeństwo i Pewność

Czytniki biometryczne to „game changer” w branży RCP. Identyfikacja następuje na podstawie unikalnych cech fizycznych pracownika.

Zalety:

• 100% Pewności tożsamości: Eliminuje całkowicie zjawisko „Buddy Punching”. Nie da się pożyczyć odcisku palca koledze.
• Zawsze przy sobie: Pracownik nigdy nie zapomni „identyfikatora” z domu.
• Oszczędność: Brak kosztów zakupu kart i ich wymiany.

Wady:

• Wymagania higieniczne: W bardzo brudnych warunkach (np. warsztaty samochodowe) czytnik może wymagać częstszego czyszczenia lub mieć problem z odczytem brudnego palca.

Fakty i mity o RODO w biometrii

Wiele firm obawia się wdrażania biometrii ze względu na przepisy o ochronie danych osobowych (RODO). Warto jednak wiedzieć, jak działają nowoczesne czytniki RCP. Urządzenia te nie przechowują zdjęcia (skanu) linii papilarnych.

W momencie rejestracji pracownika, czytnik skanuje palec, analizuje punkty charakterystyczne (minucje) i na ich podstawie generuje ciąg cyfr (tzw. hash lub wzorzec biometryczny). Jest to proces jednokierunkowy – z tego kodu nie da się odtworzyć wyglądu palca. Jeśli ktoś ukradnie bazę danych z urządzenia, zobaczy tylko bezużyteczny ciąg cyfr, którego nie da się wykorzystać do kradzieży tożsamości. Dzięki temu, przy zachowaniu odpowiednich procedur (np. zgoda pracownika lub przesłanki bezpieczeństwa), biometria jest rozwiązaniem bezpiecznym i zgodnym z prawem.

Rozwiązania Hybrydowe – Złoty Środek

System RCM Control umożliwia elastyczną konfigurację. Możesz łączyć metody w zależności od grupy pracowników. Przykładowo:

• Biuro i Zarząd: Karty RFID (szybkość i prestiż).
• Produkcja i Magazyn: Biometria (pewność, że pracownik jest na stanowisku i brak zgubionych kart).
• Wzmocnione bezpieczeństwo: Dla wejść do serwerowni czy archiwum można wymusić podwójną weryfikację: Karta + Kod PIN.

Podsumowanie: Co wybrać?

Wybór metody identyfikacji zależy od problemów, jakie chcesz rozwiązać. Jeśli Twoim priorytetem jest uszczelnienie systemu i eliminacja oszustw (spóźnień, wcześniejszych wyjść) – biometria jest bezkonkurencyjna. Jeśli zależy Ci na szybkości przepływu ludzi przy wejściu – karty RFID będą optymalne. Ważne, aby system – tak jak RCM Control – nie zamykał Ci drogi i pozwalał na zmianę lub łączenie tych metod w przyszłości, w miarę rozwoju firmy.