5028833321
basia@tworcyimprez.pl
Organizacja eventu w Gdańsku naprawdę ma w sobie coś wyjątkowego. To nie tylko kwestia nadmorskiego klimatu, chociaż on też robi świetną robotę. Gdańsk przyciąga przede wszystkim dlatego, że daje ogromne możliwości – od eleganckich sal w centrum, przez industrialne przestrzenie, aż po luźne miejscówki tuż obok plaży. A jeśli do tego dołoży się dobre przygotowanie i zespół, który faktycznie wie, jak wszystko spiąć, powstaje wydarzenie, które ludzie pamiętają długo. A przecież o to chodzi.
Jak wybrać dobre miejsce na event w Gdańsku?
Mówi się, że lokalizacja robi połowę wydarzenia – i naprawdę trudno się z tym nie zgodzić. Na starcie warto przysiąść i jasno określić klimat, w jakim ma być event. Ma być elegancko? A może bardziej na luzie, blisko natury? Przeglądając stronę The Rings Event Planners – firmy, która swoje biuro ma pod adresem ul. Grunwaldzka 4, 81-759 Sopot (Tel: 720780622), szybko widać, jak różnorodnie można to zaplanować. W Gdańsku nie brakuje loftów, ogrodów, sal i miejscówek, które da się dowolnie „ustawić” pod konkretną wizję. Druga sprawa to logistyka: dojazd, zaplecze techniczne, oświetlenie, akustyka. No i jedna rzecz, którą wiele osób odkrywa dopiero później – miejsce musi pozwalać na swobodę dekoracji. To często przesądza o finalnym efekcie.
Jak ułożyć harmonogram, żeby wszystko szło płynnie?
Najpiękniejsza scenografia nie uratuje wydarzenia, jeśli harmonogram się posypie. Dobrze przygotowany plan działa trochę jak instrukcja obsługi eventu – daje strukturę, ale jednocześnie pozwala na elastyczność. Zaczyna się od ustalenia punktów kluczowych, a potem układa całą resztę. Najlepiej działa się wtedy, gdy organizator ma gotowe check-listy. To one ratują sytuację w nerwowych momentach. Zwykle obejmują:
- zestawienie dostawców i terminy,
- podział zadań na cały zespół,
- godziny ustawień technicznych, prób i otwarcia eventu.
Dzięki temu każdy wie, co robi, a sam event wygląda, jakby działo się wszystko zupełnie „samo z siebie”.
Dlaczego scenografia odgrywa większą rolę, niż się wydaje?
Pierwsze wrażenie robi ogromną robotę. To trochę jak wejście do świetnie urządzonego wnętrza – od razu czujesz, że ktoś miał pomysł i dopracował każdy szczegół. W eventach działa to identycznie. Gdańsk daje tu duże pole do popisu: ciepłe światło, subtelne nawiązania do plaży czy nadmorskiego klimatu. Najważniejsze jednak, żeby scenografia była spójna i funkcjonalna. Jeśli tworzysz strefę relaksu, część oficjalną czy przestrzeń do prezentacji marki, dekoracje muszą to wspierać – nie tylko wyglądać.
Czy warto powierzyć organizację eventu profesjonalistom?
W większości przypadków – tak. I to nie dlatego, że eventy są „trudne”, tylko dlatego, że składają się z wielu elementów, które muszą zadziałać jednocześnie. Doświadczony zespół potrafi przewidzieć problemy, zanim się pojawią, podpowiedzieć, na co warto postawić, a czego w Gdańsku lepiej unikać. Znają lokalne miejsca, wiedzą, gdzie są ograniczenia, gdzie są zalety i jak wycisnąć z przestrzeni maksimum. Dzięki temu cały proces jest spokojniejszy, a efekt końcowy estetyczny, płynny i po prostu dopracowany. A w eventach często to właśnie detale robią największe wrażenie – i tu doświadczenie naprawdę procentuje.