5028833321
basia@tworcyimprez.pl
Organizacja konferencji firmowych, pikników integracyjnych, wesel, urodzin i wielu innych ważnych imprez są zadaniami, które wymagają odpowiedniej wiedzy i doświadczenia. Z tego powodu coraz częściej decydujemy się na współpracę z wyspecjalizowaną agencją eventową.
O ile organizacja imienin dla kilkunastu osób w wynajętej sali restauracyjnej jest jeszcze czynnością stosunkowo nietrudną, o tyle bardziej zaawansowane eventy wymagają fachowego podejścia. Przy planowaniu wydarzenia należy odpowiedzieć sobie na szereg pytań takich, jak np.:
- Gdzie znaleźć dostawców i jaką scenografię wybrać?
- Co powinno znaleźć się w budżecie i jak go nie przekroczyć?
- Jak wybrać catering?
- Kiedy wysyłać zaproszenia gościom?
- Jakie upominki dla nich wybrać?
W przypadku wydarzeń z większą liczbą uczestników – o jakich aspektach bezpieczeństwa należy pamiętać?
Powyższe pytania dopiero otwierają drogę do bardziej skonceptualizowanych i konkretnych wyzwań, przed którymi staje organizator imprezy.
Osoby niedoświadczone w organizacji eventów mogą wobec tego zdać się na pomoc agencji eventowej w Warszawie, jak i w całej Polsce. Firmy tego rodzaju dzięki doświadczeniu posiadają swoiste know-how, wiedzą, czego unikać i o czym nie można zapomnieć. To szczególnie istotne w kontekście czasu – często imprezę szykuje się ze stosunkowo małym wyprzedzeniem, przez co tym trudniejsze staje się zrobienie wszystkie w porę.
Usługi firm eventowych – oszczędność czasu i niższe koszty
Intuicyjnie może się wydawać, że wynajem usług profesjonalnej firmy eventowej, w Warszawie, jak i pozostałych miastach Polski, musi wiązać się z wyższym kosztem. Wszak praca event managerów, coraz popularniejszego stanowiska pracy, musi zostać odpowiednio wynagrodzona. Tymczasem okazuje się, że współpracą z agencją eventową może być tańsza niż samodzielna organizacja imprezy, pikniku, balu czy jakiegokolwiek innego rodzaju wydarzenia. Możliwe jest to dzięki wspomnianemu know-how – agencje eventowe posiadają dostęp do wykonawców i podwykonawców, których usługi dzięki długiej współpracy i doświadczeniu są znacznie tańsze, niż oferta dostępna dla „zwykłego Kowalskiego”. Dobra agencja jest w stanie też doradzić w zakresie ewentualnej zamiany poszczególnych atrakcji imprezy na inne.
Niewątpliwym atutem usług agencji eventowych jest oszczędność czasu. Wystarczy podać zarys imprezy, często np. poprzez wypełnienie briefu, maksymalną wysokość kosztów, aby móc oczekiwać na wstępny projekt wymarzonego eventu. Organizacja lokalizacji, cateringu, atrakcji, czasem także noclegów i wiele innych aspektów zajmuje cenny czas, a jak wiadomo – czas to pieniądz. Doskonale wiedzą o tym firmy, decydujące się na outsourcing w postaci wynajmu usług agencji eventowych.
Doświadczenie i dostęp do najlepszych, sprawdzonych rozwiązań, dogłębna znajomość branży gwarantująca atrakcyjne ceny oraz prawdziwa oszczędność czasu to główne zalety współpracowania z firmą eventową. Z pewnością jednak nie wszystkie, biorąc pod uwagę fakt, że każde wydarzenie jest inne i z każdym przychodzą komplikacje trudne do sprostania dla osób niedoświadczonych.